Krankenfahrten mit der Krankenkasse abrechnen: Verordnung, Genehmigung, Zuzahlung.

Krankenfahrten sind für viele Taxi- und Mietwagenbetriebe das stabilste Geschäft: Dialyse dreimal die Woche, Reha, Chemotherapie, Arzttermine für Menschen, die nicht mehr selbst fahren können. Das Geld kommt aber nur, wenn Verordnung, Genehmigung, Zuzahlung und Abrechnung sauber zusammenpassen. Dieser Beitrag erklärt den Ablauf von der Verordnung bis zur Monatsabrechnung und zeigt, wo in der Praxis Geld verloren geht.

Grundlage: Die ärztliche Verordnung

Die Krankenkasse übernimmt Fahrkosten nach §60 SGB V nur, wenn die Fahrt im Zusammenhang mit einer Kassenleistung medizinisch notwendig ist. Der Arzt stellt dafür die Verordnung einer Krankenbeförderung aus, das Formular Muster 4. Darauf steht, wohin die Fahrt geht, warum sie nötig ist, welches Beförderungsmittel (Taxi oder Mietwagen, mit oder ohne Rollstuhl, mit Tragestuhl) und für welchen Zeitraum oder wie viele Fahrten. Ohne Verordnung keine Abrechnung, egal wie offensichtlich die Notwendigkeit ist.

Wann eine Genehmigung der Krankenkasse nötig ist

Fahrten zu einer stationären Behandlung, zu einer vor- oder nachstationären Behandlung und zu einer ambulanten Operation im Krankenhaus brauchen keine gesonderte Genehmigung. Alle Fahrten zu ambulanten Behandlungen, also zum Arzt, zur Dialyse, zur Strahlen- oder Chemotherapie, müssen vorher von der Krankenkasse genehmigt werden. Ausnahmen gelten seit 2019 für Patienten mit Pflegegrad 4 oder 5, mit Pflegegrad 3 und dauerhafter Mobilitätsbeeinträchtigung oder mit Schwerbehindertenausweis und den Merkzeichen aG, Bl oder H: Ihre Fahrten zur ambulanten Behandlung gelten als genehmigt, die Verordnung reicht.

Für Serienbehandlungen wie Dialyse genehmigt die Kasse meist einen längeren Zeitraum. Genau hier liegt eine typische Fehlerquelle: Die Genehmigung läuft ab, der Patient wird weiter gefahren, die Kasse zahlt nicht. Der Genehmigungszeitraum gehört deshalb an den Kunden, mit einer Erinnerung vor Ablauf.

Die Zuzahlung richtig berechnen

Das Taxiunternehmen zieht die Zuzahlung direkt beim Patienten ein, quittiert sie und rechnet nur den Restbetrag mit der Kasse ab. Ob ein Patient zuzahlungspflichtig oder befreit ist, muss am Kunden hinterlegt sein, sonst fehlt am Monatsende bei jeder Fahrt die Angabe.

Was die Krankenkasse bei der Abrechnung sehen will

• Verordnung (Muster 4) und, falls nötig, die Genehmigung mit Zeitraum.
• Je Fahrt: Datum, Uhrzeit, Abholadresse, Zieladresse, Kilometer, Fahrpreis nach dem vereinbarten Tarif.
• Angabe, ob Rollstuhl, Begleitperson oder Tragestuhl nötig waren, wenn der Vertrag dafür Zuschläge vorsieht.
• Eingezogene Zuzahlung je Fahrt oder Befreiungsnachweis.
• Zunehmend: elektronische Abrechnung nach §302 SGB V über ein Abrechnungszentrum, mit Institutionskennzeichen des Betriebs.

Abgerechnet wird nach den Verträgen zwischen Taxi- und Mietwagenverbänden und den Kassen, häufig auf Basis des amtlichen Taxitarifs, bei Dialysefahrten teils mit Pauschalen. Der Fahrpreis muss deshalb je Fahrt nachvollziehbar berechnet sein, nicht pauschal geschätzt.

Wo in der Praxis Geld verloren geht

1. Abgelaufene Genehmigungen. Fahrten werden gefahren, aber nicht bezahlt. Lösung: Genehmigungszeitraum am Kunden mit Warnung zwei Wochen vorher.
2. Vergessene Fahrten. Die Rückfahrt von der Dialyse stand nirgends. Lösung: Hin- und Rückfahrt als Stammfahrt, die Woche für Woche automatisch entsteht.
3. Falsche Zuzahlung. Befreite Patienten zahlen, pflichtige nicht. Lösung: Status am Kunden, automatisch an jeder Fahrt.
4. Monatsabrechnung in Excel. Zwei Tage Arbeit, Tippfehler, Rückfragen der Kasse. Lösung: Abrechnung Monat pro Kunde mit Fahrpreis und Summe aus der Software.
5. Fehlende Unterlagen. Verordnung liegt irgendwo im Auto. Lösung: Verordnung als Anhang an der Fahrt oder am Kunden.

So läuft es in Taxi Dispo

In Taxi Dispo legen Sie Dialyse- oder Therapiefahrten einmal als Stammfahrt an, mit Kunde, Adressen, Kategorie Krankenfahrt, Zuzahlung pflichtig oder befreit, Rollstuhl und Begleitperson. Jede Woche entstehen daraus die Fahrten per Klick, inklusive Rückfahrt. Am Kunden hinterlegen Sie den Genehmigungszeitraum der Kasse, die Software warnt zwei Wochen vor Ablauf. Die Verordnung hängen Sie als Datei an. Der Fahrpreis wird je Fahrt nach Tarifordnung berechnet oder als Festpreis eingetragen. Am Monatsende zeigt die Abrechnung alle Fahrten pro Kunde mit Fahrpreis, Zuzahlung, Status und Summe, als Monatsreport zum Drucken oder als Excel und CSV für das Abrechnungszentrum.