Arbeitszeit und Zeiterfassung im Taxibetrieb: Was gilt und was Sie aufzeichnen müssen.

Zwölf-Stunden-Schichten, sieben Tage die Woche, Pause am Stand zwischen zwei Fahrten: So sieht der Alltag in vielen Taxibetrieben aus, und so sieht er in den Augen von Zoll, Arbeitsschutz und Berufsgenossenschaft nicht aus, wenn Fahrer angestellt sind. Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Regeln das Arbeitszeitgesetz für angestellte Taxi- und Mietwagenfahrer vorgibt, welche Aufzeichnungen Pflicht sind und wie eine Zeiterfassung aussieht, die im Alltag funktioniert.

Für wen das Arbeitszeitgesetz gilt

Das Arbeitszeitgesetz schützt Arbeitnehmer, also angestellte Fahrer, egal ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob. Für den selbstfahrenden Unternehmer gilt es nicht. Wer Fahrer beschäftigt, ist als Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Grenzen eingehalten werden, auch wenn der Fahrer freiwillig länger fahren möchte.

Die Grenzen im Überblick

Als Arbeitszeit zählt die Zeit vom Schichtbeginn bis zum Schichtende ohne Pausen, also auch Wartezeit am Stand, Leerfahrten, Tanken und Fahrzeugpflege. Eine Pause ist nur eine Pause, wenn der Fahrer sie vorher kennt und frei darüber verfügen kann. Zwischen zwei Aufträgen mit laufendem Funk zu warten ist keine Pause.

Aufzeichnungspflichten: Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn, Bundesarbeitsgericht

Drei Regelwerke greifen gleichzeitig. Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitszeiten, die acht Stunden überschreiten, aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Nach dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen, und das Personenbeförderungsgewerbe gehört ausdrücklich dazu, für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage danach aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Und das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber generell verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen.

In der Praxis heißt das: Für jeden Fahrer und jeden Tag muss dokumentiert sein, wann die Schicht begann, wann sie endete und wie lange die Pausen waren. Der Schichtzettel allein reicht dafür nicht immer, weil er Pausen meist nicht enthält, ist aber eine gute Grundlage. Mehr dazu im Beitrag Schichtzettel im Taxibetrieb.

Was der Zoll prüft

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft im Taxigewerbe regelmäßig und unangekündigt. Im Kern geht es um eine Frage: Stimmen die aufgezeichneten Stunden mit dem gezahlten Lohn überein, und ergibt sich daraus mindestens der Mindestlohn? Dafür werden Schichtzettel, Taxameterdaten, Dienstpläne und Lohnabrechnungen nebeneinandergelegt. Typische Auffälligkeiten: Schichten von zwölf Stunden bei acht bezahlten, Minijobber mit Umsätzen, die in der gemeldeten Zeit unmöglich sind, oder gar keine Aufzeichnungen. Die Folgen reichen von Bußgeldern über Nachzahlungen von Lohn und Sozialabgaben bis zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Zeiterfassung, die im Taxi funktioniert

Eine Stempeluhr im Büro bringt nichts, wenn der Fahrer das Büro nie sieht. Die Erfassung muss dort stattfinden, wo die Schicht beginnt: am Handy des Fahrers. Einstempeln beim Schichtbeginn, Pause mit einem Tipp, Ausstempeln am Ende. Das Büro sieht live, wer gerade arbeitet, und kann Schichten nachtragen oder korrigieren, wenn jemand das Stempeln vergessen hat, mit Protokoll, wer was geändert hat.

Wichtig sind automatische Hinweise: Schicht über zehn Stunden, fehlende Pause bei mehr als sechs Stunden, Ruhezeit unter elf Stunden bis zur nächsten Schicht. Wer diese Warnungen täglich sieht, fällt bei der Prüfung nicht aus allen Wolken. Für die Lohnabrechnung braucht es am Monatsende die Stunden je Fahrer als Export, im Vergleich zum vereinbarten Soll.

So funktioniert es in Taxi Dispo

In der Taxi Dispo Fahrer-App stempeln Fahrer ein und aus, machen Pause und sehen ihre Arbeitszeit und Wochenstunden laufend. Beim Schichtbeginn wählen sie das Fahrzeug und tragen den Tachostand ein, am Ende entsteht der Schichtzettel. Das Büro sieht alle Arbeitszeiten mit Netto-Stunden, Hinweisen zum Arbeitszeitgesetz und den Wochenstunden gegen das Soll jedes Fahrers, kann Schichten nachtragen und exportiert die Zeiten als Excel für die Lohnabrechnung, getrennt vom Export für den Steuerberater.