E-Rechnungspflicht für Autohändler: Fristen und was Sie jetzt tun müssen.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht gemacht. Für Autohändler, die Fahrzeuge an andere Händler, Leasinggesellschaften, Werkstätten oder Firmenkunden verkaufen, ändert sich damit die Rechnungsstellung grundlegend. Dieser Beitrag erklärt die Fristen, die Formate und die Besonderheiten im Gebrauchtwagenhandel, etwa bei der Differenzbesteuerung.

Die Fristen im Überblick

Die Umsatzgrenze von 800.000 € bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Ein Gebrauchtwagenhändler, der 40 Fahrzeuge zu je 20.000 € verkauft, liegt bereits darüber. Viele kleine Autohäuser fallen also schon unter die Frist 2027, nicht erst 2028.

Welche Verkäufe betroffen sind

Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Im Autohandel sind das typischerweise der Verkauf an andere Händler, an Leasing- und Mietwagengesellschaften, an Werkstätten, Taxi- und Mietwagenunternehmen, an Handwerksbetriebe und an Firmen, die Fahrzeuge für ihren Fuhrpark kaufen. Auch Vermittlungsprovisionen und Werkstattrechnungen an Unternehmen gehören dazu.

Nicht betroffen sind Verkäufe an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Lieferungen ins Ausland. Der Verkauf eines Gebrauchtwagens an einen Privatkunden bleibt also wie bisher: Rechnung auf Papier oder als PDF.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich automatisch verarbeiten lässt. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bildanteil. Standard bei öffentlichen Auftraggebern, von jeder Buchhaltungssoftware lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher): ein normales PDF, in das das XML eingebettet ist. Der Mensch liest das PDF, die Software das XML.

Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Es gilt seit 2025 als sonstige Rechnung und darf nach den Übergangsfristen im B2B-Geschäft nicht mehr verwendet werden. Auch ein eingescannter Papierbeleg erfüllt die Anforderungen nicht.

Besonderheit Gebrauchtwagen: Differenzbesteuerung in der E-Rechnung

Die meisten Gebrauchtwagenverkäufe laufen über die Differenzbesteuerung nach §25a UStG. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus, sondern trägt den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“. Das funktioniert auch in der E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD kennen dafür eine eigene Steuerkategorie, die Rechnungssumme wird ohne gesonderten Steuerbetrag übermittelt. Wichtig ist, dass Ihre Software diesen Fall korrekt abbildet. Viele allgemeine Rechnungsprogramme können das nicht, weil sie immer einen Steuersatz erwarten.

Dasselbe gilt für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach §6a UStG beim Verkauf an einen Händler in der EU und für Ausfuhrlieferungen. Auch hier braucht die E-Rechnung die passende Steuerkategorie und den Pflichthinweis.

Was Autohändler jetzt tun sollten

1. Empfang sicherstellen. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest und klären Sie mit dem Steuerberater, wie XML-Rechnungen abgelegt werden. Eingehende E-Rechnungen müssen acht Jahre unverändert aufbewahrt werden.
2. Gewerbliche Kunden erfassen. Prüfen Sie, welche Ihrer Käufer Unternehmen sind, und hinterlegen Sie deren USt-IdNr. und Leitweg-ID, falls vorhanden.
3. Software prüfen. Kann Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, und zwar auch für §25a und §6a? Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel, bevor die Frist greift.
4. Prozess festlegen. Wer stellt die Rechnung, wer prüft sie, wie geht sie an den Kunden und an den Steuerberater? Je weniger Medienbrüche, desto weniger Fehler.

So löst Autohaus Inventur das

In Autohaus Inventur entsteht die Rechnung direkt aus dem Kaufvertrag. Die Software setzt die Pflichtangaben je nach Besteuerung automatisch, ob Differenzbesteuerung, Regelbesteuerung mit 19 %, EU-Lieferung oder Ausfuhr. Mit einem Klick wird daraus die E-Rechnung als XRechnung-XML oder als ZUGFeRD-PDF. Fertige Rechnungen sind festgeschrieben, Stornos nur mit Grund möglich. Am Monatsende landen alle E-Rechnungen zusammen mit der DATEV-Buchungsdatei im Belegpaket für den Steuerberater. Sie müssen also nichts nachrüsten, wenn 2027 oder 2028 die Pflicht greift.

Fazit

Die E-Rechnung kommt für jeden Autohändler, der an Unternehmen verkauft, spätestens 2028, für viele schon 2027. Der Aufwand ist überschaubar, wenn die Software die Formate beherrscht und die Besonderheiten des Gebrauchtwagenhandels kennt. Wer früh umstellt, erspart sich Rückfragen von Kunden und Steuerberatern und hat beim Stichtag nichts mehr zu tun.