Differenzbesteuerung nach §25a UStG: So schreiben Autohändler die Rechnung richtig.

Wer als Händler ein Auto von einer Privatperson kauft und weiterverkauft, würde bei normaler Besteuerung auf den gesamten Verkaufspreis Umsatzsteuer zahlen, obwohl er beim Einkauf keine Vorsteuer ziehen konnte. Genau dafür gibt es die Differenzbesteuerung nach §25a Umsatzsteuergesetz: Besteuert wird nur die Marge. Sie ist im Gebrauchtwagenhandel der Normalfall, wird aber bei Betriebsprüfungen besonders genau angeschaut. Dieser Beitrag erklärt Voraussetzungen, Berechnung, Pflichtangaben und typische Fehler.

Wann die Differenzbesteuerung erlaubt ist

Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen. Erstens: Sie sind Wiederverkäufer, handeln also gewerblich mit Gebrauchtwagen. Zweitens: Es handelt sich um einen beweglichen Gegenstand, hier das Fahrzeug. Drittens, und das ist entscheidend: Beim Einkauf wurde keine Umsatzsteuer geschuldet oder Sie durften keine Vorsteuer abziehen. Das ist der Fall beim Kauf von einer Privatperson, von einem Kleinunternehmer, von einem anderen Händler, der selbst differenzbesteuert verkauft hat, oder von einem Unternehmer, der das Fahrzeug steuerfrei verkauft hat.

Nicht möglich ist die Differenzbesteuerung, wenn Sie das Fahrzeug mit ausgewiesener Umsatzsteuer eingekauft haben, etwa von einer Leasinggesellschaft oder einem Händler mit Regelbesteuerung. Dann gilt für den Weiterverkauf die normale Besteuerung mit 19 % auf den vollen Preis. Ebenfalls ausgeschlossen sind Neufahrzeuge, die innergemeinschaftlich geliefert werden.

So wird die Steuer berechnet

Bemessungsgrundlage ist die Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis. Die Umsatzsteuer ist in dieser Differenz enthalten und wird mit 19 % herausgerechnet. Kosten für Aufbereitung, Reparatur oder Überführung erhöhen den Einkaufspreis nicht, sie mindern also nicht die Differenz.

Ist der Verkaufspreis niedriger als der Einkaufspreis, ist die Differenz negativ und es fällt keine Umsatzsteuer an. Ein Ausgleich mit anderen Fahrzeugen ist bei der Einzeldifferenz nicht erlaubt. Für Fahrzeuge mit einem Einkaufspreis bis 500 € darf die Gesamtdifferenz eines Besteuerungszeitraums gebildet werden, das spielt im Autohandel aber selten eine Rolle.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die differenzbesteuerte Rechnung enthält alle üblichen Pflichtangaben nach §14 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Händler und Käufer, Steuernummer oder USt-IdNr. des Händlers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Fahrzeugbezeichnung mit Fahrgestellnummer, Lieferdatum und Gesamtbetrag. Dazu kommen zwei Besonderheiten:

• Kein Steuerausweis. Weder Steuersatz noch Steuerbetrag dürfen auf der Rechnung stehen. Es gibt nur den Gesamtpreis.
• Pflichthinweis. Die Rechnung muss den Vermerk „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ tragen (§14a Abs. 6 UStG). Üblich ist der Zusatz, dass die Lieferung der Differenzbesteuerung nach §25a UStG unterliegt und kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Weisen Sie versehentlich doch Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag nach §14c UStG zusätzlich zur Differenzsteuer. Das ist einer der teuersten Fehler im Gebrauchtwagenhandel, vor allem bei Word-Vorlagen, in denen der Steuerblock von einer anderen Rechnung übrig geblieben ist.

Aufzeichnungen, die das Finanzamt sehen will

Für jedes differenzbesteuerte Fahrzeug müssen Sie getrennt festhalten: Einkaufspreis, Verkaufspreis und die daraus berechnete Bemessungsgrundlage. Außerdem muss der Einkauf belegt sein, bei Privatkäufen durch den Kaufvertrag mit Name, Anschrift und Unterschrift des Verkäufers. Bei einer Betriebsprüfung geht der Prüfer Fahrzeug für Fahrzeug durch. Fehlt der Einkaufsbeleg oder lässt sich die Differenz nicht nachvollziehen, wird im schlimmsten Fall der volle Verkaufspreis besteuert.

Regelbesteuerung als Option

Sie können bei jedem Fahrzeug einzeln auf die Differenzbesteuerung verzichten und regulär mit 19 % abrechnen. Das lohnt sich, wenn der Käufer ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen ist, das den vollen Steuerbetrag zurückbekommt. Für den Käufer ist das Fahrzeug dann netto günstiger, Sie verlieren nichts. Bei Verkäufen an Privatkunden bleibt die Differenzbesteuerung fast immer die bessere Wahl.

Checkliste für die §25a-Rechnung

1. Einkaufsbeleg ohne Umsatzsteuer liegt vor und ist am Fahrzeug abgelegt.
2. Einkaufspreis, Verkaufspreis und Differenz sind je Fahrzeug aufgezeichnet.
3. Rechnung ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag.
4. Pflichthinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ steht auf der Rechnung.
5. Fahrgestellnummer, Lieferdatum und fortlaufende Rechnungsnummer sind enthalten.
6. Bei gewerblichen Käufern ab 2027/2028 als E-Rechnung ausstellen.

So macht es Autohaus Inventur

In Autohaus Inventur ist die Differenzbesteuerung voreingestellt. Der Einkaufspreis kommt aus dem importierten Einkaufsbeleg, der Verkaufspreis aus dem Kaufvertrag, die Marge und die Differenzsteuer berechnet die Software selbst. Die Rechnung trägt automatisch den Pflichthinweis und keinen Steuerausweis, die Aufzeichnungen für die Betriebsprüfung entstehen nebenbei. Regelbesteuerung, EU-Lieferung nach §6a und Ausfuhr lassen sich je Fahrzeug wählen, die E-Rechnung gibt es auf Knopfdruck, und der DATEV-Export bucht auf die passenden Erlöskonten.